Как вести черный учет в ритейле?

Для начала давайте определимся с нашими с Вами реалиями. Я, как и Вы, занимаюсь торговлей не первый год. Может кто-то из читателей только начал, но тогда для Вас тут будет еще больше полезной информации. Мной уже изучено множество примеров в самых разных нишах: магазины одежды, автозапчастей, аптеки, продуктовые, хозяюшки и др.

Главная задача любого бизнеса – приносить прибыль собственнику. Исходя из этого, у нас возникает множество подзадач: определить товар, аудиторию, как ей продавать, по какой цене, найм и управление персоналом… и много-много других. Связывает все эти виды работ еще одна задача – контроль бизнеса и учет.

Именно этап учета и контроля позволяет определить сильные и слабые стороны Вашего бизнеса. Проводить глубокую аналитику из записей в тетрадке нереально. И слава Богу эпоха тетрадей в бизнесе практически закончилась (за исключение отдельных случаев). Но тут мы сталкиваемся с еще одной проблемой: разделение учета на «черный» и «белый». Для проверяющих органов нам в любом случае не избежать отчетности, но сейчас мы сконцентрируемся на том, как вести бизнес без учета налоговой.

«Черный» учет, или более культурным языком – управленческий учет.

Нам, владельцам бизнеса, крайне важно знать каждую деталь, каждое движение внутри нашего предприятия. В голове все не удержать. Расходы, приходы, поступления товаров, отгрузки, новые поставщики, разногласия с контрагентами и этот список можно продолжать слишком долго.

Самое простое, а точнее самое быстрое, решения вопроса управленческого черного учета  — старый добрый Excel. Эта программа на самом деле невероятно мощный инструмент. Ее возможности позволяют как вести учет, так и проводить анализ, причем довольно подробный. Даже для самого придирчивого пользователя можно создать решение на базе Excel.

Рис. 1 Вот такую красоту можно создать в Excel, но только предварительно настроив все.

Да, для маленькой компании с очень маленькими товарными знаками и подойдет, но если Вы планируете рост и развитие, он станет самым большим препятствием.

Как скрывают свой учет «классические предприятия»

Под «классическими», я тут имею ввиду старомодные. Благо в наше время развитие технологий идет такими темпами, что уже можно отказаться от громоздких и сложных решений и уходить в «облака», но об этом читайте чуть-чуть ниже.

Стандартом учета на постсоветском пространстве, к моему большому сожалению, стала многострадальная 1C. Предвзято ли я к ней отношусь? Да, возможно. Почему? Все просто – я через нее прошел.

Бухгалтерский, он же белый, учет пока без 1С вести сложно. Есть варианты, но применять их на нашем рынке и в небольших масштабах или слишком сложно или неоправданно дорого. Это я про SAP и ей подобные программы. Если с бухгалтерией все более-менее понятно – это уже стандарт, то вопрос управленческого учета в 1С еще сложней.

Загвоздка сложности кроется в том, что каждый бизнес по-своему уникален, а 1С изначально идет «пустой». Точнее в ней есть все, но ничего не настроено. Вместе с 1С:Бухгалтерией (и еще непонятно какой версии 8.1 или 8.3 и в чем вообще разница) нужно докупать 1С:Предприятие или «Управление торговлей» или «Управление торговым предприятием».

Еще встречаются случаи, когда черный и бухгалтерский учет ведут в той же 1С, но в разных базах. Вам не кажется, что это уже слишком сложно? А это только верхушка айсберга.

Если в случае с Excel в маленьких предприятиях настроить можно все самому посмотрев несколько видеоуроков, то для 1С необходимо либо нанимать человека, либо платить. Причем платить постоянно. На этом построен бизнес 1С – поддержка. Изменение конфигурации, формирование печатных форм, обновления, серверная  и клиентские части. От одних этих слов мурашки по коже. В итоге, это все влетает в приличную такую копеечку.

Под итог про 1С скажу откровенно: да, на ее базе можно автоматизировать бизнес-процессы, но это будет дорого в плане денег и нервов. Остался еще один вариант построения управленческого учета.

Ликбез перед финалом
Раз Вы дочитали до этого момента, значит вопрос учета стоит остро. Что на самом деле важно? Три главных отчета: Прибыли и убытки, Движение денег и конечно Баланс. Эти отчеты стандартизированы международным форматом. Именно с их помощью можно понимать ситуацию в бизнесе, рассчитать чистую прибыль, увидеть тренды размеров собственного капитала, постоянные затраты и денежные потоки от разных видов деятельности. Да, в Вашем бизнесе есть разные виды деятельности, даже если Вы не торгуете ничем кроме тапочек. Словами типа EBITDA пугать не буду, тем более она уже заложена в отчет о прибылях и убытках. Слишком углубляться не буду, так как эта тема практически для отдельной книги.

Не объективно о главном

Предупреждаю, в этой части статьи я не смогу быть абсолютно объективным.

Как я писал в самом начале, я много лет занимаюсь ритейлом. Что я только не продавал. Перепробовал множество разных методов ведения учета. В итоге это привело меня к созданию собственного облачного решения. Вполне естественно, что изучая вопрос, я перепробовал, наверное, 99% подобных сервисов. Все отечественные точно. И что-то меня всегда не устраивало. Где отчет по балансу не достаточно точный или особенно непонятные формы отчета денежного потока. Всегда нужно, так или иначе, подстраиваться.

Все эти изыскания логично пришли к воплощению – UMAG. Уже два года мы совершенствуем систему и мне все не наскучат восторженные возгласы тех предпринимателей, кто перешел к нам после 1С.

Мы постарались реализовать все, что необходимо розничному бизнесу: простой учет товаров, эффективную кассовую зону, полный и удаленный контроль над магазином и конечно подробный «черный» управленческий учет. Я не буду здесь сейчас перечислять все функции, иначе будет голимая реклама, а я этого не хочу.

[iframe id=»widget-demo-access» style=»border:none;display:block;float:right;margin-left:20px;width:320px;height:339px;» src=»https://umag.kz/demo-request-widget»]

Почему я не объективен , потому что на самом деле знаю и верю в то, что наше решение упрощает бизнес и автоматизирует его.

Мне хотелось рассказать, как обстоят дела в вопросах управленческого учета, который крайне важен. Если у Вас есть желание попробовать, то мы без проблем предоставим бесплатный пробный период доступа к админ панели. Причем это будет доступ к моему личному магазину, реально действующему. Вы сможете оценить, какие возможности дает наша система. Но программу на кассовую зону не дадим. Мы, все-таки, не благотворители, а предприниматели.

Надеюсь, моя статья была для Вас полезной. Если у кого-то появились вопросы и дополнения, прошу в комментарии. Делитесь статьей в соц сетях и подписывайтесь на наш телеграмм канал.