Итак, вы оформили документы на открытие магазина, договорились с поставщиками и ожидаете прибытия товара. Здесь возникает вопрос – как правильно вести учет продукции и контролировать связанные с этим бизнес-процессы? Если крупным ритейлерам приходится привлекать сложные средства автоматизации, то отдельные предприниматели получают выбор: использовать записи от руки в тетради, таблицы Excel или специальное программное обеспечение. Выбирая, как вести учет товара в магазине, следует рассмотреть преимущества и недостатки каждого варианта.
Учет товара вручную
К преимуществам ведения записей в тетрадке или текстовом редакторе ПК можно отнести:
- отсутствие затрат на введение учета;
- предельную простоту;
- возможность записывать суммовые и потоварные данные.
Среди недостатков нужно отметить:
- неточность данных – продавец может забыть сделать запись;
- возможность мошенничества и кражи денег из кассы;
- сложность ревизии;
- путаницу с номенклатурой, дублированием информации;
- появление отрицательных остатков.
После определенного обучения вести такой учет можно в магазинах, торгующих одеждой, обувью и некоторыми другими непродовольственными товарами. В этом случае недостатки метода можно частично нивелировать.
Особенности учета товара в Excel
Электронные таблицы – гораздо более продвинутый способ контроля бизнес-процессов. Зная, как вести учет товара в магазине Excel, продавец сможет корректно отображать движения ассортимента, поставки, остатки и т.д. В этом случае необходимо отдельно создавать справочники поставщиков, клиентов, номенклатуры и точек продажи товаров (если их несколько). Потребуется завести листы прихода, расхода, остатков, а также сводную таблицу для составления отчетности.
Преимущества таблиц Excel:
- возможность отображения расширенной информации о движении и специфике номенклатуры;
- соблюдение хронологического порядка ведения данных;
- бесплатное внедрение системы.
К основным недостаткам относятся:
- сложность повседневного использования – регулярно приходится вводить большой объем данных;
- большое количество времени на заполнение всех справочников;
- необходимость повышенного внимания к регистрации операций;
- длительное обучение сотрудников, не знакомых с таким способом ведения учета.
Автоматизация с помощью специального ПО
Для малого бизнеса можно использовать простые варианты программного обеспечения, например, Umag. Такое решение обладает несколькими вескими преимуществами:
- простота использования – достаточно потратить день на обучение персонала;
- полнота данных – получайте развернутую информацию обо всех движения товара;
- скорость развертывания системы – специалисты все установят и настроят за 1 день;
- предотвращение мошенничества продавцов и воровства из кассы;
- автоматическое выполнение многих процессов, формирование отчетов;
- совместимость с торговым оборудованием;
- возможность масштабирования при росте бизнеса и сокращение потерь в магазине.
Среди недостатков можно назвать некоторые затраты на установку, однако они быстро окупаются благодаря бесплатному сервисному обслуживанию и удобству использования системы.
Если вас интересует, как вести учет товара в магазине вручную, взвесьте все преимущества и недостатки разных способов контроля оборота. Это поможет сделать правильный выбор, отказавшись от неоправданной траты времени и сил.
