Как вести учет товара в магазине: вручную или в Excel

Учет товара вручную

К преимуществам ведения записей в тетрадке или текстовом редакторе ПК можно отнести:

• отсутствие затрат на введение учета;
• предельную простоту;
• возможность записывать суммовые и потоварные данные.

Среди недостатков нужно отметить:

• неточность данных – продавец может забыть сделать запись;
• возможность мошенничества и кражи денег из кассы;
• сложность ревизии;
• путаницу с номенклатурой, дублированием информации;
• появление отрицательных остатков.

После определенного обучения вести такой учет можно в магазинах, торгующих одеждой, обувью и некоторыми другими непродовольственными товарами. В этом случае недостатки метода можно частично нивелировать.

Особенности учета товара в Excel

Электронные таблицы – гораздо более продвинутый способ контроля бизнес-процессов. Зная, как вести учет товара в магазине Excel, продавец сможет корректно отображать движения ассортимента, поставки, остатки и т.д. В этом случае необходимо отдельно создавать справочники поставщиков, клиентов, номенклатуры и точек продажи товаров (если их несколько). Потребуется завести листы прихода, расхода, остатков, а также сводную таблицу для составления отчетности.

Преимущества таблиц Excel:

• возможность отображения расширенной информации о движении и специфике номенклатуры;
• соблюдение хронологического порядка ведения данных;
• бесплатное внедрение системы.

К основным недостаткам относятся:

• сложность повседневного использования – регулярно приходится вводить большой объем данных;
• большое количество времени на заполнение всех справочников;
• необходимость повышенного внимания к регистрации операций;
• длительное обучение сотрудников, не знакомых с таким способом ведения учета.

Автоматизация с помощью специального ПО

Для малого бизнеса можно использовать простые варианты программного обеспечения, например, Umag. Такое решение обладает несколькими вескими преимуществами:

• простота использования – достаточно потратить день на обучение персонала;
• полнота данных – получайте развернутую информацию обо всех движения товара;
• скорость развертывания системы – специалисты все установят и настроят за 1 день;
• предотвращение мошенничества продавцов и воровства из кассы;
• автоматическое выполнение многих процессов, формирование отчетов;
• совместимость с торговым оборудованием;
• возможность масштабирования при росте бизнеса и сокращение потерь в магазине.

Среди недостатков можно назвать некоторые затраты на установку, однако они быстро окупаются благодаря бесплатному сервисному обслуживанию и удобству использования системы.

Если вас интересует, как вести учет товара в магазине вручную, взвесьте все преимущества и недостатки разных способов контроля оборота. Это поможет сделать правильный выбор, отказавшись от неоправданной траты времени и сил.