Торговые заведения проводят инвентаризацию с целью проверки сохранности товаров. Владельцам магазинов и сотрудникам эта процедура всегда доставляет множество хлопот. Особенно это касается розничных точек с большим ассортиментом товаров. Зная, как правильно проводить инвентаризацию в магазине, вы сможете избежать возможных неудобств и усовершенствовать работу торгового заведения в дальнейшем.
Что такое инвентаризация в розничном магазине
Инвентаризация – это подсчет реального количества товаров и сверка полученных результатов с данными товарного учета. Ее проводят с целью выявления пересортицы, излишков и недостач, обнаружения ошибок в учете. Контроль фактического наличия товарно-материальных ценностей осуществляется по инвентаризационным ведомостям.
Руководитель торгового заведения должен издать приказ о проведении инвентаризации и создании специальной комиссии. В состав комиссии обязательно включают бухгалтера и материально-ответственное лицо. При необходимости в комиссию можно включить представителя другой компании (аутсорсера).
Члены комиссии проводят сплошной пересчет товаров по прилавкам, стеллажам и складам. Выборочно могут производиться взвешивания и контрольные замеры. По итогам инвентаризации владелец магазина сможет определить, есть ли факты недостачи и наличие излишков, существует ли вероятность хищения продукции и поставки товаров с дефектами. Также он сможет проанализировать, какие товары пользуются высоким спросом у покупателей, а какие «залеживаются».
Когда надо проводить переучет
Как часто проводить инвентаризацию в магазине? Как правило, полный переучет проводят ежемесячно или один раз в полгода. Это связано с тем, что сам процесс занимает длительное время, и торговое заведение вынуждено останавливать продажи в этот период. В продуктовых магазинах товары пересчитывают еженедельно. Точные сроки определяет руководство торговой точки. Количество проверок и объем их проведения следует прописать во внутренней документации.
Инвентаризация обязательно должна быть проведена в таких случаях:
- при продаже торговой точки или передаче права собственности;
- при возникновении чрезвычайных ситуаций, вследствие которых магазин понес убытки;
- при обнаружении фактов хищения имущества;
- при передаче материальной ответственности другим лицам.
Этапы проведения инвентаризации
- Первый этап. Перед тем, как делать инвентаризацию в магазине, необходимо подготовиться к этому мероприятию. Сначала надо издать приказ о проведении проверки. Приказ должен содержать следующие сведения: четкие сроки, объем проверки, состав комиссии. Хорошо, если продавцы подготовят товары к переучету: переберут их и рассортируют. Это значительно облегчит и ускорит процесс.
- Второй этап – подготовка учетной системы. На этом этапе надо закрыть период, восстановить базу, выявить и устранить некорректные операции.
- Третий этап – подсчет товаров. Товары надо пересчитать максимально быстро и точно. В это время магазин закрывают для покупателей. Если вы не хотите терять прибыль – проведите инвентаризацию в ночное время. Использование сканера штрихкодов существенно облегчит работу. Результаты проверки вносят в акт инвентаризационной описи.
- Четвертый этап – анализ и сопоставление данных. Получив результаты инвентаризации, руководитель магазина должен проанализировать их. Если результаты не устраивают его – он может поручить продавцам перепроверить некоторые позиции. Расхождения часто бывают связаны с невнимательностью сотрудников, пересортицей товаров или последствиями использования весов самообслуживания. Но если все было проверено несколько раз и результат остается прежним – налицо факты хищения.
- Пятый этап – принятие мер по результатам инвентаризации. Все расхождения по товарным позициям вносятся в учетную систему. Это касается как недостачи, так и излишка товаров. Недостачи на небольшую сумму списываются на издержки хранения. Крупные суммы распределяют между материально-ответственными лицами. Выявленные излишки учитывают в бухгалтерском и налоговом учете в составе внереализационных доходов.
Подготовительные мероприятия
Перед тем, как проводить инвентаризацию в магазине, члены комиссии выполняют следующее:
- опечатывают подсобные помещения, подвалы и другие места хранения товаров, имеющих отдельные и дополнительные входы и выходы;
- проверяют исправность работы охранных систем и видеокамер;
- снимают остатки денежных средств в кассе;
- формируют последние кассовые и товарные отчеты с остатками ценностей, выведенными на момент инвентаризации;
- проверяют правильность работы всех весоизмерительных приборов.
Как подготовить товар к инвентаризации в магазине так, чтобы свести к минимуму затраты времени на переучет? Для этого надо выполнить ряд действий:
- если инвентаризационная комиссия начала переучет с подсобных помещений магазина – продавцы это время работают в торговом зале: группируют товары по наименованиям, артикулам, сортам и размерам так, чтобы их было удобно считать;
- продукцию, хранящуюся в штабелях, расположите таким образом, чтобы члены комиссии смогли без труда подойти к ней и проверить содержимое тары;
- проверите правильность хранения скоропортящихся, легковоспламеняющихся и обладающих специфическими запахами товаров;
- проводите инвентаризацию в порядке размещения товаров в помещении, не переходите в хаотичном порядке от одного стеллажа к другому;
- в складских помещениях расположите товары в порядке, предусмотренном планом-картой;
- отдельно отложите бракованные и порченые товары;
- проверьте наличие штрих-кода на всех товарах, если на некоторых из них он отсутствует – отложите такие товары в сторону, их следует считать отдельно.
Обязанности между членами комиссии надо распределить. Один может подготавливать товары, а другой — считывать штрих-коды.
Полезные советы
- Проводите переучет в неработающем магазине.
- Если владелец круглосуточного магазина не желает закрывать его – для проведения ревизии следует выбрать время минимального наплыва покупателей.
- Во время инвентаризации в торговой точке должны присутствовать все материально-ответственные лица.
- Организуйте две бригады, которые будут сканировать товары. А затем сравните результаты. Такой подход поможет обеспечить высокую точность подсчетов и свести к минимуму количество ошибок.
- Весовой товар можно расфасовать в рамках инвентаризации или взвесить его на весах и записать результат в специальный бланк с внутренним кодом товара.
- Приостановите поступление и выбытие товарно-материальных ценностей из магазина на время переучета, а также перемещение товаров между складом и торговым залом.
- После подсчета продукции в изолированных помещениях опломбируйте вход в каждое из них.
- Если во время ревизии делаются перерывы на обед или отдых – ограничьте доступ в проверяемые помещения.
- Допущенные ошибки исправляйте одновременно во всех экземплярах описи.
- Остановите работу учетной программы, не вносите в нее новые приходы, не выполняйте возвраты и другие операции.
Инвентаризация не только позволяет получить достоверные сведения об итогах работы розничного магазина. С ее помощью можно оказать психологическое воздействие на сотрудников магазина, дав им понять, что за хищение товаров каждому из них придется нести материальную ответственность.
